BAZ_Jahresbericht 2018

C.ORGANISATIONSSTRUKTUR Strukturierte Abläufe und Kommunikationsprozesse sind wei- terhin zentrale Qualitätselemente der Jugendwerkstatt. Die hohe Flexibilität, die Angebotsvielfalt und die stete Fluktuation der Jugendlichen erfordern einen intensiven und transparenten Informationsaustausch. Regelmäßige Meetings sind auf allen Ent- scheidungsebenen implementiert (siehe Übersicht), die Ergeb- nisse werden in Protokollen festgehalten und an alle verschickt. Checklisten und definierte Prozessabläufe ermöglichen klare und einheitliche Entscheidungen, auch die Vertretungsregelungen sind dadurch gesichert. Der Informationsaustausch ist der Kern der funktionierenden Arbeit in der Jugendwerkstatt, der sowohl durch die Teamsitzun- gen als auch durch die Strategie „der offenen Tür“ systemisch fließend gehalten wird. Durch den Beteiligungsprozess auf Basis der Grundlagen des „Agilen Projektmanagements“ wird die Innovationskraft und Kreativität der Teammitglieder genutzt, um Optimierungspotenziale zu heben und die Vision des Auftrag- gebers AMS Wien in den Arbeits- und Organisationsprozessen der Jugendwerkstatt nachhaltig zu verankern. Vorschläge werden in den Entwicklungsgruppen ausgearbei- tet und in der täglichen Arbeit ausprobiert. Manche davon werden, nach der Testung auf ihre Praxistauglichkeit, wieder verworfen, andere weiterentwickelt. Durch den Austausch der TrainerInnenvertreter können neu eingeführte Prozesse schnell und einfach evaluiert und Feedback direkt an die Projektleitung rückgemeldet werden. Das Ziel dieses Managementansatzes ist es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit jenen Informationen und Kompetenzen auszustatten, die es ihnen erlauben, die Eignerschaft an ihrem Arbeitsprozess zu erlangen und eigenständig den Innovations- prozess in ihrem Verantwortungsbereich voranzutreiben. Diese Überlegungen beruhen auf folgenden Grundsätzen: ¼ ¼ Die Transparenz der Ziele und Erwartungen vermittelt durch ¼ ¼ offene Kommunikation auf Basis einer von den

¼ ¼ Teammitgliedern akzeptierten und mitgestalteten Wertehal- tung ermöglicht die Beteiligung. ¼ ¼ Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess beteiligt sein können, ist ¼ ¼ Vertrauen in ihre Entwicklungs- und Entscheidungskompetenz notwendig und es muss ¼ ¼ eine angstfreie Fehler- und wertschätzende Feedback-Kultur vorhanden sein. Standortübergreifende Vernetzung fand auch 2018 statt. Im Rah- men eines gemeinsamen Workshops konnten alle Kolleginnen und Kollegen der Jugendwerkstatt ihre Sicht auf die Abläufe und Prozesse ausdrücken bzw. neuen Input liefern. Bereits 2015 wurde die Jugendwerkstatt zum Schulungskno- tenpunkt. Eine Vertreterin der RGS steht nun einmal pro Woche für individuelle Beratungsgespräche vor Ort zur Verfügung und ist auch in das Clearing sowie damit zusammenhängende organisatorische Belange eingebunden. Diese enge Koope- ration mit der RGS hat sich als bereichernd für das gesamte Team und die Teilnehmenden dargestellt. Die Verbesserung im Bereich der Teilnahmezufriedenheit war dadurch bereits in den Einführungsmonaten zu bemerken und stellt infolge der regen Inanspruchnahme seitens der Jugendlichen einen Fixpunkt des Betreuungsangebots der Jugendwerkstatt dar. Auch die Zusammenarbeit mit dem Service für Unternehmen des AMS Jugendliche blieb 2018 aufrecht und konnte mit einer stärkeren Anbindung an die Jugendausbildung im Berufsaus- bildungszentrum verbunden werden. Die Willkommensmappen der Jugendwerkstatt werden weiterhin beim Einstieg an alle Teilnehmenden ausgeteilt, um den Fokus auf den systematischen Orientierungs- und Bewerbungsprozess zu lenken. Die Jugendlichen werden während ihres EDV-Be- werbungstrainings von ihren Fachtrainerinnen und Fachtrainern und zusätzlich regelmäßig vom Bewerbungstrainer unterstützt. Durch diese intensive Doppelbetreuung lässt sich ein besserer Fortschritt erzielen.

Meeting

Agenden

Beteiligte

Mindestfrequenz

Steuergruppe

Strategie und Monitoring

LGS, RGS, JuWe

2 x jährlich

BFI Wien, WIFI Wien, ipcenter, Schulungsknotenpunkt (bei Bedarf)

Kooperationsmeeting

Organisation und Umsetzung

3 - 4 x jährlich

Organisation, Umsetzung und Information

Teambesprechung

alle MitarbeiterInnen des Standortes

14-tägig

Entwicklungsteam

Innovation

GruppensprecherInnen, Leitung

monatlich

Organisation, Umsetzung und Administration

Schulungsknotenpunkt, MitarbeiterInnen (nach Agenda)

Abstimmungsmeeting

Wöchentlich

FachtrainerIn, Sozialpäd., Arbeitsberatung, Leitung, (Schulungsknotenpunkt – je nach Anlassfall)

Fallbesprechung

Umsetzung

Täglich

MitarbeiterInnen der drei Partnerorganisationen

TrainerInnenmeeting

Information und Vernetzung

Jährlich

Trägertreffen

Information und Vernetzung

auf Einladung RGS

bei Bedarf

Vernetzungstreffen

Kooperation

auf Einladung der Koordinationsstelle mehrmals im Jahr

Strategie, Organisation und Information

Leitung BAZ, Leitung der Fachbereiche und Jugendwerkstatt

LeiterInnenmeeting des BAZ

14-tägig

36

7 JUGENDWERKSTATT