BAZ_Jahresbericht 2019

C. ORGANISATIONSSTRUKTUR Strukturierte Abläufe und Kommunikationsprozesse sind auch weiterhin zentrale Qualitätselemente der Jugendwerkstatt. Die hohe Flexibilität, die Angebotsvielfalt und die stete Fluktuation der Jugendlichen erfordern einen intensiven und transparenten Informationsaustausch. Regelmäßige Meetings sind auf allen Ent- scheidungsebenen implementiert (siehe Übersicht), die Ergeb- nisse werden in Protokollen festgehalten und an alle verschickt. Checklisten und definierte Prozessabläufe ermöglichen klare und einheitliche Entscheidungen, auch die Vertretungsregelungen sind dadurch gesichert. Der Informationsaustausch ist der Kern der funktionierenden Arbeit in der Jugendwerkstatt, der sowohl durch die Teamsitzun- gen als auch durch die Strategie „der offenen Tür“ systemisch fließend gehalten wird. Durch den Beteiligungsprozess auf Basis der Grundlagen des „Agilen Projektmanagements“ wird die Innovationskraft und Kreativität der Teammitglieder genutzt, um Optimierungspotenziale zu heben und die Vision des Auftrag- gebers AMS Wien in den Arbeits- und Organisationsprozessen der Jugendwerkstatt nachhaltig zu verankern. Vorschläge werden in den Entwicklungsgruppen ausgear- beitet und in der täglichen Arbeit ausprobiert. Manche davon werden, nach der Testung auf ihre Praxistauglichkeit, wieder verworfen, andere weiterentwickelt. Durch den Austausch der TrainerInnenvertreter können neu eingeführte Prozesse schnell und einfach evaluiert und Feedback direkt an die Projektleitung rückgemeldet werden. Das Ziel dieses Managementansatzes

ist es, die MitarbeiterInnen mit jenen Informationen und Kompe- tenzen auszustatten, die es ihnen erlauben, die Eignerschaft an ihrem Arbeitsprozess zu erlangen und eigenständig den Innova- tionsprozess in ihrem Verantwortungsbereich voranzutreiben. Die Zusammenarbeit mit der Vertreterin des AMS Jugendliche (Schulungsknotenpunkt) hat sich nicht nur als bereichernd für das gesamte Team und die TeilnehmerInnen dargestellt, sondern ist ein wesentliches Element der Zielsteuerung geworden. Die Ver- besserung im Bereich der KundInnenzufriedenheit war dadurch bereits in den Einführungsmonaten zu bemerken und stellt infolge der regen Inanspruchnahme seitens der Jugendlichen einen Fixpunkt des Betreuungsangebots der Jugendwerkstatt dar. Auch die Zusammenarbeit mit dem Service für Unternehmen des AMS Jugendliche bleibt weiterhin aufrecht und konnte mit einer stärkeren Anbindung an die Jugendausbildung im Berufsausbildungszentrum verbunden werden. Die Kooperation mit dem Bereich Outplacement des Berufsausbildungszentrums wurde weiter intensiviert. Die TeilnehmerInnen der Jugendwerkstatt werden, wenn möglich einzeln, auf den systematischen Orientierungs- und Bewerbungsprozess vorbereitet. Zudem werden die Teilneh- merInnen während ihres EDV-Bewerbungstrainings, neben ihren FachtrainerInnen, regelmäßig vom Bewerbungstrainer oder dem Vertretungstrainer unterstützt. Durch diese intensive Doppelbetreuung lässt sich ein besserer Fortschritt erzielen.

Meeting

Agenden

Beteiligte

Mindestfrequenz

Steuergruppe

Strategie und Monitoring

LGS, RGS, JuWe

2 x jährlich

BFI Wien, WIFI Wien, ipcenter, Schulungsknotenpunkt (bei Bedarf)

Kooperationsmeeting

Organisation und Umsetzung

4 x jährlich

Organisation, Umsetzung und Information

Teambesprechung

alle MitarbeiterInnen des Standortes

14-tägig

Entwicklungsteam

Innovation

GruppensprecherInnen, Leitung

monatlich

Organisation, Umsetzung und Administration

Schulungsknotenpunkt, MitarbeiterInnen (nach Agenda)

Abstimmungsmeeting

Wöchentlich

FachtrainerIn, Sozialpäd., Arbeitsberatung, Leitung, (Schulungsknotenpunkt – je nach Anlassfall)

Täglich

Fallbesprechung

Umsetzung

MitarbeiterInnen der drei Partnerorganisationen

TrainerInnenmeeting

Information und Vernetzung

Jährlich

Trägertreffen

Information und Vernetzung

auf Einladung RGS

bei Bedarf

Vernetzungstreffen

Kooperation

auf Einladung der Koordinationsstelle mehrmals im Jahr

Leitermeeting des BAZ

Strategie

Leitung BAZ, Leitung Jugendwerkstatt

bei Bedarf

Jourfix der Abteilungsleitungen des BAZ

Organisation, Information und Vernetzung

Leitung BAZ, Leitung Fachbereiche und Jugendwerkstatt

14-tägig

JAHRESBERICHT JUGENDWERKSTATT

29